Cómo hacer un control de gastos en Excel paso a paso

Muchos negocios venden bien y aun así llegan justos a fin de mes. Casi siempre el problema no es cuánto entra, sino que nadie sabe con exactitud cuánto sale ni en qué. Un control de gastos en Excel resuelve eso con muy poco: una hoja donde registras cada movimiento y otra que te dice, sola, en qué se va el dinero y si te estás pasando del presupuesto.

Esta guía forma parte de Excel para empresas. Vamos a construirlo desde cero, en seis pasos y sin macros. Las fórmulas usan el punto y coma para separar argumentos; si tu Excel usa la coma, cámbialo al copiarlas.

Qué debe tener un control de gastos que se use

• Un registro rápido de llenar. Si apuntar un gasto lleva más de diez segundos, dejará de hacerse.
• Pocas categorías y siempre las mismas. Entre ocho y doce bastan para una pequeña empresa.
• Un resumen que se calcula solo. Nadie debería sumar a mano al final del mes.
• Un presupuesto con el que comparar. Un gasto de S/ 600 no es bueno ni malo hasta que sabes cuánto habías previsto.

Paso 1: la hoja de registro

Crea una hoja llamada «Movimientos» con estas columnas: Fecha, Concepto, Categoría, Tipo (Ingreso o Gasto), Medio de pago, Comprobante e Importe. Una fila por movimiento, sin filas vacías ni totales intermedios.

Selecciona los encabezados y pulsa Ctrl + T para convertir el rango en tabla. En la pestaña Diseño de tabla, cámbiale el nombre a «Movimientos». A partir de ahora las fórmulas podrán referirse a sus columnas por el nombre, y la tabla crecerá sola con cada fila nueva.

Paso 2: listas desplegables para no escribir distinto cada vez

Si una persona escribe «Movilidad» y otra «movilidad local», el resumen los contará como dos categorías. Para evitarlo, crea una hoja «Listas» con tus categorías en una columna. Después, selecciona la columna Categoría de la tabla, ve a Datos → Validación de datos → Permitir: Lista, y en Origen selecciona las celdas de tus categorías.

Haz lo mismo con Tipo (Ingreso, Gasto) y con Medio de pago (Efectivo, Transferencia, Tarjeta, Yape o Plin). En diez minutos tendrás un registro que se llena con el ratón.

Paso 3: una columna con el mes

Para resumir por mes necesitas el mes en una columna propia. Añade a la tabla la columna Mes con:

=TEXTO([@Fecha];"aaaa-mm")

Devuelve textos como «2026-03», que se ordenan bien y sirven de criterio. Si tu Excel está en inglés, el código del año es «yyyy» en lugar de «aaaa».

Paso 4: el resumen mensual por categoría

En una hoja «Resumen», escribe las categorías en la columna A, desde A5, y los meses en la fila 4, desde B4, con el mismo formato «2026-03». En B5 escribe:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[[Importe]:[Importe]];Movimientos[[Categoría]:[Categoría]];$A5;Movimientos[[Mes]:[Mes]];B$4;Movimientos[[Tipo]:[Tipo]];"Gasto")

Los nombres de columna van repetidos, como [[Importe]:[Importe]], por una razón práctica: si escribes solo Movimientos[Importe] y arrastras la fórmula hacia la derecha, Excel desplaza también las columnas de la tabla y empieza a sumar la columna de al lado. La forma doble las deja fijas.

Arrástrala hacia la derecha y hacia abajo. El dólar delante de la A fija la columna de las categorías y el de delante del 4 fija la fila de los meses: son referencias absolutas y mixtas, y son lo que permite copiar una sola fórmula a toda la tabla. Si SUMAR.SI.CONJUNTO es nueva para ti, tienes una clase con archivo de práctica en SUMAR.SI.CONJUNTO.

Paso 5: presupuesto y desviación

Para comparar un mes con lo previsto, prepara una tabla aparte: las categorías en la columna A, el presupuesto mensual en B (lo escribes tú una vez al año), el gasto real en C y el porcentaje ejecutado en D. El gasto real es la misma fórmula del paso 4, con el mes que quieres analizar escrito en una celda fija, por ejemplo $F$1. El porcentaje:

=SI.ERROR(C5/B5;0)

Después aplica formato condicional a la columna del porcentaje: rojo por encima del 100 % y ámbar entre el 90 % y el 100 %. Así, de un vistazo, sabrás qué categorías se están yendo de las manos.

Paso 6: el resultado del mes

Debajo del resumen, tres cifras: ingresos del mes (la misma fórmula con "Ingreso" en lugar de "Gasto"), gastos del mes y resultado, que es la resta de los dos. Si quieres el margen, divide el resultado entre los ingresos y dale formato de porcentaje.

Ejemplo resuelto: el mes de octubre

Así se ve el resumen de un pequeño negocio con seis categorías, una vez registrados los movimientos del mes:

Categoría	Presupuesto	Gasto real	% ejecutado
Alquiler	S/ 1.800	S/ 1.800	100 %
Planilla	S/ 6.500	S/ 6.500	100 %
Servicios (luz, agua, internet)	S/ 450	S/ 520	116 %
Insumos	S/ 3.200	S/ 2.950	92 %
Transporte	S/ 400	S/ 610	153 %
Publicidad	S/ 600	S/ 380	63 %
Total	S/ 12.950	S/ 12.760	99 %

El total parece perfecto: el negocio gastó menos de lo previsto. Pero el detalle cuenta otra historia. Transporte se pasó más de un 50 % y servicios un 16 %, y lo que lo compensa es que no se gastó en publicidad. Sin el desglose, nadie se habría enterado. Esa es la razón de llevar el control por categoría y no solo el total.

Los errores que lo arruinan

• Mezclar gastos personales y del negocio. Si sale de la misma cuenta, al menos usa una categoría «Retiro del dueño» para separarlos.
• No apuntar los gastos pequeños. Las movilidades, los menús y las fotocopias suman. Lleva una caja chica y regístrala completa una vez por semana.
• Crear una categoría nueva cada mes. Rompe la comparación entre meses. Si algo no encaja, usa «Otros» y revísalo al final del año.
• Registrar con y sin IGV según el día. Decide un criterio y mantenlo. Si usas el crédito fiscal, lo más claro es registrar la base imponible y el IGV en columnas separadas.

Para ir un paso más allá

Con unos meses de datos, una tabla dinámica sobre la tabla Movimientos te dará en segundos el gasto por medio de pago o la evolución de cada categoría, y un gráfico de líneas te mostrará la tendencia. Si quieres convertirlo en un tablero, lo explicamos en la sección de dashboards y reportes.

Si prefieres no construirlo desde cero

El control de ingresos y gastos es gratuito y ya trae lo que acabamos de construir: registro con listas desplegables, resultado neto, margen, ticket promedio, tu mayor gasto, la evolución de doce meses y alertas cuando hay pérdida. Si lo que necesitas es controlar las compras con un presupuesto por categoría, el control de compras mensuales también es gratuito. Y para las compras grandes, conviene formalizarlas con una orden de compra.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto tengo que registrar los gastos?

Lo ideal es a diario, en el momento. Si no es posible, una vez por semana con los comprobantes delante. Más espaciado que eso, los gastos pequeños se olvidan.

¿Cómo separo los gastos fijos de los variables?

Añade a la hoja Listas una segunda columna junto a cada categoría con «Fijo» o «Variable» y tráela al registro con BUSCARX o BUSCARV. Después podrás resumir también por ese campo.

¿Excel o una aplicación de finanzas?

Las aplicaciones son cómodas para registrar desde el móvil, pero Excel te deja decidir las categorías, el formato del resumen y el presupuesto. Si registras desde el móvil, Excel online abre el mismo archivo desde el navegador.

¿Sirve para una persona y no para una empresa?

Sí. La estructura es la misma; solo cambian las categorías. Para finanzas personales, con alquiler, alimentación, transporte y ahorro suele bastar.