Formato condicional: que los datos te avisen solos

Revisar una tabla de trescientas filas buscando cuáles están vencidas es un trabajo lento, y además se te escapan. El formato condicional le da la vuelta al problema: en lugar de que tú busques los datos importantes, son ellos los que se pintan solos.

Es una de las herramientas de nuestra guía de Excel básico, y conviene que antes tengas claro el formato de celdas: aquí el formato cambia solo según el valor.

Dónde está y cómo funciona

Selecciona el rango, ve a Inicio → Formato condicional y elige una regla. Excel evalúa cada celda y le aplica el formato si cumple la condición. Si el dato cambia, el color cambia con él.

Es formato, no contenido: no altera el valor de las celdas ni afecta a los cálculos.

Las reglas que se usan todos los días

Resaltar reglas de celdas. Mayor que, menor que, entre, igual a, texto que contiene, una fecha. La más útil de todas: «Valores duplicados», que marca de un plumazo los códigos repetidos en una lista.

Reglas superiores e inferiores. Los 10 primeros, el 10 % superior, por encima del promedio. Para saber quiénes son tus mejores clientes sin ordenar nada.

Barras de datos. Dibuja una barra dentro de la propia celda proporcional al valor. Convierte una columna de números en un gráfico sin ocupar espacio extra.

Escalas de color. Degradado de rojo a verde según el valor. Perfecto para tablas grandes donde quieres ver dónde están las zonas frías y calientes.

Conjuntos de iconos. Los semáforos y las flechas. Se ven bien, pero úsalos con cuidado: por defecto reparten los iconos en tercios, que casi nunca es el criterio que tú quieres.

El salto de nivel: reglas con fórmula

Las reglas predefinidas pintan la celda que cumple la condición. Pero muchas veces lo que quieres es pintar la fila entera cuando una celda concreta cumple algo. Eso solo se consigue con fórmula.

Selecciona todo el rango de datos (por ejemplo A2:F200), ve a Formato condicional → Nueva regla → Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato, y escribe:

=$E2="Vencido"

El dólar delante de la E y no delante del 2 es la clave: fija la columna que hay que mirar y deja que la fila se adapte. Elige el relleno y acepta. Todas las filas con «Vencido» en la columna E se pintan enteras. Si el dólar te suena a chino, lo explicamos en referencias absolutas y relativas.

La fórmula tiene que estar escrita pensando en la primera celda de la selección. Es el detalle que hace que la gente se pelee con esto: si empezaste a seleccionar en la fila 2, escribe 2.

Tres recetas listas para copiar

Vencimientos próximos: =Y($D2>=HOY();$D2<=HOY()+7) marca lo que caduca esta semana.

Stock bajo mínimo: =$B2<$C2 compara existencias contra el mínimo de cada producto.

Filas alternas de color: =RESIDUO(FILA();2)=0 sombrea una fila sí y otra no.

Ejemplo resuelto: un control de vencimientos con tres colores

Tienes una lista de documentos con su fecha de vencimiento en la columna D, de la fila 2 a la 200. Quieres ver en rojo lo vencido, en ámbar lo que vence en los próximos siete días y dejar sin color lo demás.

1. Selecciona A2:F200, con la fila 2 como primera fila de la selección.
2. Crea una regla con fórmula: =Y($D2<>"";$D2<HOY()) y relleno rojo claro. Es lo vencido; la primera condición evita que se pinten las filas que todavía no tienen fecha.
3. Crea otra: =Y($D2>=HOY();$D2<=HOY()+7) con relleno ámbar. Es lo que vence esta semana.
4. Abre Administrar reglas y comprueba que las dos se aplican a =$A$2:$F$200.
5. Cambia la fecha de una fila para probarlo: el color se mueve solo.

Documento	Vence (D)	Color
Licencia de funcionamiento	Hace 3 días	Rojo
Póliza de seguro	Dentro de 5 días	Ámbar
Certificado ITSE	Dentro de 2 meses	Sin color

Como HOY() se recalcula cada vez que abres el archivo, el control se actualiza solo cada mañana. Si además necesitas una columna con el texto «Vencido» para filtrar o contar, esa columna la calcula la función SI.

Mantenerlo bajo control

En Formato condicional → Administrar reglas ves todas las que hay activas, en qué rango se aplican y en qué orden. Puedes moverlas: la de arriba manda.

La casilla «Detener si es verdad» evita que una celda acumule varios formatos y acabe ilegible.

Un consejo de mantenimiento: copiar y pegar celdas con formato condicional duplica reglas sin parar y con el tiempo el archivo se vuelve lento. Si ves cien reglas donde debería haber tres, bórralas todas y vuelve a aplicarlas una vez sobre el rango completo.

Aplicarlo a una tabla que crece

Si defines la regla sobre A2:F200 y mañana llegas a la fila 300, las filas nuevas se quedan sin formato.

Dos soluciones. La sencilla: convertir el rango en tabla con Ctrl+T antes de crear las reglas, porque el formato condicional se extiende solo con la tabla. La alternativa: aplicar la regla a las columnas enteras (A:F) y añadir a la fórmula una condición que ignore las filas vacías, por ejemplo =Y($A2<>"";$E2="Vencido").

Iconos con los umbrales que tú decides

Los semáforos por defecto reparten los valores en tercios, que rara vez es lo que quieres. Ve a Administrar reglas → Editar regla y cambia el tipo de «Porcentual» a Número.

Ahí ya puedes decir: verde por encima de 100, ámbar entre 50 y 100, rojo por debajo. Que es lo que significaba el semáforo desde el principio.

En esa misma ventana está la casilla «Mostrar icono únicamente», que oculta el número y deja solo la señal. Útil en columnas de estado donde la cifra no aporta.

Barras de datos bien usadas

Por defecto, la barra más larga corresponde al valor máximo de tu rango. Si comparas dos tablas distintas, las barras no serán comparables entre sí.

En la edición de la regla puedes fijar el mínimo y el máximo a números concretos, y así dos tablas usan la misma escala. También puedes activar «Mostrar solo la barra» para una columna puramente visual.

Un consejo de sobriedad

El formato condicional es adictivo. Cuando una hoja tiene siete colores, tres tipos de icono y barras en cuatro columnas, deja de señalar nada: todo grita a la vez.

La regla práctica es un color por informe, dos como mucho, y reservados a lo que de verdad requiere una acción. El resto, en gris.

Míralo funcionando en una plantilla

El control de documentos administrativos usa alertas de color para avisarte de lo que está por vencer, y el registro de trámites y vencimientos tiene un parámetro de alerta que puedes cambiar en su hoja de configuración. Los dos son gratuitos: ábrelos, ve a Administrar reglas y verás cómo están construidas.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi regla pinta las filas equivocadas?

Porque la fórmula no está escrita para la primera fila de la selección o le sobra un dólar. Si seleccionaste desde la fila 2, la fórmula debe hablar de la fila 2 y la fila no debe llevar $.

¿Cómo copio las reglas a otra hoja?

Con la brocha de Copiar formato: selecciona una celda con la regla, pulsa la brocha y pinta el rango de destino. Después revisa en Administrar reglas que el rango sea el correcto.

¿Funciona en Excel online?

Sí. En Excel online tienes las reglas habituales en Inicio → Formato condicional, y las que creaste en el escritorio se respetan al abrir el archivo.

¿El formato condicional hace más lento el archivo?

Unas pocas reglas, no. Cientos de reglas duplicadas sobre rangos sueltos, sí. Mantén pocas reglas aplicadas a rangos completos.