Dashboards y reportes

Un dashboard es un informe que se entiende en diez segundos. Reúne en una sola pantalla los pocos indicadores que importan, con gráficos y señales de color que dicen si las cosas van bien o mal, y se actualiza solo cuando cambian los datos. En esta sección te explicamos cómo construir uno en Excel y te dejamos plantillas para empezar.

Qué es un dashboard y qué no lo es

Un dashboard no es una hoja llena de gráficos. Es una respuesta a una pregunta concreta: ¿cómo cerramos el mes?, ¿qué área va por debajo de su meta?, ¿cuánto nos queda de presupuesto? Si un elemento del tablero no ayuda a responderla, sobra. La regla práctica es entre cuatro y ocho indicadores por pantalla.

Cómo se monta uno en Excel, en cinco pasos

1. Define la pregunta y los indicadores. Antes de abrir Excel, escribe qué decisiones se van a tomar con el tablero y qué cifras hacen falta.
2. Prepara una hoja de datos. Una tabla con una fila por operación, convertida en tabla con Ctrl + T. Todo el tablero saldrá de aquí.
3. Calcula los indicadores en una hoja aparte. Con tablas dinámicas o con fórmulas como SUMAR.SI.CONJUNTO. Nunca escribas cifras a mano en el tablero.
4. Construye la pantalla. Tarjetas con los números clave arriba, gráficos debajo y segmentaciones para filtrar por período o área.
5. Pruébalo con datos de tres meses. Con un solo mes no hay tendencia; con tres ya ves si el tablero cuenta algo útil.

Si prefieres seguir un ejemplo completo, con capturas de cada paso, mira cómo hacer un dashboard en Excel paso a paso: las ventas de un semestre con tarjetas, gráficos dinámicos, segmentación y escala de tiempo.

Qué indicadores poner

Depende de la pregunta, pero estos son puntos de partida habituales:

• Ventas: ventas del mes frente a la meta, ticket promedio, clientes nuevos y ventas por vendedor.
• Finanzas: ingresos, gastos, resultado neto, margen y evolución mensual.
• Compras: gasto por proveedor, pedidos pendientes y plazo medio de entrega.
• Operaciones y equipos: cumplimiento de objetivos, tareas vencidas y carga por responsable.

Cada indicador necesita una referencia para tener sentido: una meta, el mes anterior o el mismo mes del año pasado. Un número solo no dice si es bueno o malo.

Te explicamos cómo montar la tabla de indicadores, con el cumplimiento, los semáforos y los minigráficos, en indicadores KPI en Excel.

Elegir el gráfico

Columnas para comparar categorías, líneas para ver la evolución en el tiempo, barras horizontales cuando los nombres son largos. Los gráficos circulares, solo con dos o tres partes. Lo explicamos con ejemplos en gráficos en Excel: cuál elegir y cómo dejarlo limpio.

Reglas de diseño para que se entienda

• Lo más importante, arriba a la izquierda. Es donde empieza a leer cualquiera.
• Un color para señalar. El resto en grises. Si todo tiene color, nada destaca.
• Semáforos con umbrales reales. Verde, ámbar y rojo según tu meta, no según los tercios que pone Excel por defecto. Te enseñamos a configurarlos en formato condicional.
• Sin decimales innecesarios. S/ 125 mil se lee mejor que S/ 124.987,35.
• Títulos que dicen la conclusión. «Las ventas del sur caen por tercer mes» informa más que «Ventas por zona».

Errores que arruinan un dashboard

• Cifras escritas a mano en las tarjetas. El mes siguiente nadie recuerda cambiarlas y el tablero miente.
• Demasiados indicadores. Si hay veinte números, nadie mira ninguno.
• Datos de origen sin limpiar. Un cliente escrito de tres formas distintas aparece como tres clientes.
• Olvidar actualizar. Las tablas dinámicas no se recalculan solas: Datos → Actualizar todo antes de enviar el informe.

Plantillas para empezar

• Plantilla de dashboard en Excel: gratuita, construida con tablas dinámicas y segmentaciones. La mejor para aprender cómo funciona un tablero por dentro.
• Dashboard gerencial básico: gratuito, con seis indicadores en una página para el reporte mensual a gerencia.
• Control de ingresos y gastos: gratuito, con resultado neto, margen y evolución de doce meses.
• Dashboard de resultados mensuales: doce indicadores, filtro por unidad de negocio y acumulado del año.
• Dashboard de cumplimiento de objetivos: seguimiento de objetivos por responsable con cumplimiento ponderado.
• Dashboard de desempeño por áreas: un índice comparable entre áreas, cruzado con presupuesto y horas extra.

Excel o Power BI

Excel es suficiente cuando los datos caben en un archivo, se actualizan una vez al mes y el tablero lo consultan pocas personas. Power BI compensa cuando hay varias fuentes de datos, la actualización debe ser automática o el informe lo usan muchas personas desde el navegador o el móvil. Lo bueno es que lo que aprendes en Excel, como preparar los datos, elegir indicadores y diseñar la pantalla, sirve igual en Power BI.

Antes de construir un tablero conviene dominar el análisis de datos, porque un dashboard no es más que un análisis bien presentado.

Preguntas frecuentes

¿Necesito macros para hacer un dashboard?

No. Tablas dinámicas, segmentaciones, fórmulas y formato condicional bastan para un tablero completo, y además funcionan en Excel online, donde las macros no.

¿Cada cuánto se actualiza?

Cuando tú añades datos y pulsas Actualizar todo en la pestaña Datos. Si el tablero usa solo fórmulas, se actualiza al instante.

¿Puedo enviarlo por correo?

Sí. Para quien solo tiene que verlo, exporta la hoja del tablero a PDF. Para quien tiene que usar los filtros, envía el archivo de Excel.