Análisis de datos

Analizar datos en Excel es responder preguntas con lo que ya tienes: quién vende más, qué producto deja más margen, en qué mes se disparan los gastos. Casi nunca hace falta una herramienta especial. Hace falta que los datos estén limpios y bien ordenados, y saber resumirlos. En esta sección te explicamos cómo hacerlo, desde la lista desordenada hasta el informe.

El camino de los datos sueltos al informe

1. Reunir. Junta los datos en una sola lista, con una fila por operación y una columna por dato.
2. Limpiar. Quita espacios sobrantes, filas repetidas y números o fechas que llegaron como texto.
3. Estructurar. Convierte la lista en tabla con Ctrl + T para que crezca sola y tenga filtros.
4. Explorar. Ordena y filtra para entender qué hay: valores raros, huecos, extremos.
5. Resumir. Agrupa con una tabla dinámica: totales por vendedor, por mes, por zona.
6. Presentar. Lleva el resumen a un gráfico o a un dashboard que se entienda de un vistazo.

Ruta recomendada

1. Ordenar y filtrar: ordenar por varias columnas sin descolocar los datos y filtrar para quedarte con lo que necesitas.
2. Quitar duplicados y limpiar datos pegados de otro sistema, en seis pasos.
3. Power Query: la limpieza de un reporte exportado se graba una vez y se repite con Actualizar.
4. Tablas de Excel (Ctrl + T): rangos que crecen solos, columnas calculadas, fila de totales y segmentaciones.
5. Tu primera tabla dinámica: resumir cientos de filas por vendedor, mes o producto sin escribir una sola fórmula.
6. Segmentación de datos y escala de tiempo: filtros con botones para una o varias tablas dinámicas.

Si además quieres resúmenes con fórmulas, que se actualizan sin pulsar Actualizar, la pieza que falta es SUMAR.SI.CONJUNTO y su familia, que explicamos en fórmulas y funciones.

Cómo deben estar los datos

La mayoría de los análisis fallan antes de empezar, por cómo están montados los datos. Antes de nada, comprueba que tu lista cumple estas reglas:

• Una sola fila de encabezados, sin celdas vacías ni repetidas.
• Ninguna fila ni columna completamente vacía en medio de los datos.
• Ninguna celda combinada.
• Una columna por concepto: fecha, cliente, producto e importe, cada uno en la suya.
• Los meses o las zonas como valores de una columna, no como columnas separadas.
• Los números como números y las fechas como fechas, alineados a la derecha.

Si tu lista no las cumple, no empieces a analizar: arréglala primero. Cinco minutos de limpieza ahorran una tarde de resultados que no cuadran.

Las herramientas que trae Excel

• Tablas (Ctrl + T): filtros, estilo, fila de totales y rangos que crecen solos.
• Ordenar y filtrar: para explorar y para preparar listados.
• Quitar duplicados: en la pestaña Datos, elimina filas repetidas según las columnas que elijas.
• Texto en columnas: separa datos pegados en una sola columna y convierte fechas que llegaron como texto.
• Tablas dinámicas y segmentaciones: el corazón del análisis, para resumir y filtrar con botones.
• Obtener y transformar (Power Query): para cuando la misma limpieza se repite cada mes con datos nuevos.

Preguntas que puedes responder con una tabla dinámica

• ¿Cuánto vendió cada vendedor cada mes?
• ¿Cuáles son los diez productos que más facturan?
• ¿Qué porcentaje del total aporta cada zona o cada cliente?
• ¿Cuántos pedidos hay en cada estado: pendiente, entregado, anulado?
• ¿Qué clientes compraron el año pasado y no han vuelto a comprar en los últimos tres meses?
• ¿Cómo se reparte el gasto entre proveedores y en qué meses se concentra?
• ¿Qué detalle hay detrás de un total que no cuadra? Doble clic sobre él y Excel te lo muestra.

Del análisis al tablero

Cuando un resumen se repite cada mes, conviene convertirlo en un dashboard: varias tablas dinámicas con sus gráficos y unas segmentaciones compartidas. Lo explicamos en la sección de dashboards y reportes, y puedes ver uno montado así en la plantilla de dashboard en Excel, que es gratuita. Si los datos que analizas son de compras o de gastos, el control de compras mensuales y el control de ingresos y gastos ya traen la estructura de tabla que necesitas.

Preguntas frecuentes

¿Necesito Power BI para analizar datos?

No para empezar. Excel resuelve la mayoría de los análisis de una pequeña o mediana empresa. Power BI compensa cuando los datos vienen de varias fuentes, son muy voluminosos o el informe lo consultan muchas personas a la vez.

¿Tabla dinámica o fórmulas?

Para explorar y para informes que cambian de forma, la tabla dinámica: se monta en minutos y se reorganiza arrastrando campos. Para un resumen fijo que debe recalcularse al instante, sin pulsar Actualizar, fórmulas como SUMAR.SI.CONJUNTO. Muchos informes usan las dos: la dinámica para descubrir y las fórmulas para el formato final.

¿Cuántas filas aguanta Excel?

Una hoja admite algo más de un millón de filas, pero con cientos de miles el archivo se vuelve lento si está lleno de fórmulas. Para volúmenes así, las tablas dinámicas y Power Query trabajan mucho mejor que las fórmulas fila a fila.

¿Por qué mis resultados no cuadran con el sistema?

Casi siempre por la limpieza: registros duplicados, importes guardados como texto o filas que se quedaron fuera del rango. Repasa la lista con las reglas de arriba antes de buscar el error en el análisis.