Fórmulas y funciones

Las fórmulas son lo que convierte una hoja de cálculo en una herramienta que trabaja por ti. No hace falta conocer cuatrocientas funciones: con una docena bien entendidas se resuelve casi todo lo que se pide en una oficina. En esta sección las explicamos con ejemplos reales, en el orden en que conviene aprenderlas y con archivos para practicar.

Cómo se escribe una fórmula

Toda fórmula empieza por el signo igual. Después viene la función, y entre paréntesis sus argumentos: =SUMA(B2:B20). Cuando una función necesita varios datos, se separan con punto y coma o con coma, según la configuración regional de tu equipo; en nuestras guías usamos el punto y coma. Si copias una fórmula y da error, prueba con el otro separador.

Los nombres de las funciones cambian según el idioma de Excel: SUM es SUMA, IF es SI y VLOOKUP es BUSCARV. Todas nuestras guías usan los nombres en español.

Ruta recomendada

1. Las funciones matemáticas básicas: SUMA, PROMEDIO, CONTAR, MAX y MIN con un caso de ventas semanales.
2. Redondear en Excel: REDONDEAR, REDONDEAR.MAS, TRUNCAR y REDOND.MULT, y cómo evitar el céntimo que no cuadra.
3. Referencias relativas, absolutas y mixtas: por qué una fórmula se rompe al copiarla y cómo fijar celdas con F4.
4. La función SI: la fórmula que toma decisiones, con SI anidado, SI.CONJUNTO, Y, O y un ejemplo de comisiones.
5. BUSCARV y BUSCARX: cruzar dos listas sin copiar a mano, y la alternativa INDICE y COINCIDIR.
6. Funciones de fecha: edad y antigüedad con SIFECHA, vencimientos con FIN.MES y plazos en días hábiles con DIA.LAB.
7. Funciones de texto: IZQUIERDA, EXTRAE, ESPACIOS y NOMPROPIO para separar códigos y limpiar datos importados.
8. Función FILTRAR: listas que se actualizan solas, con varias condiciones, ORDENAR y UNICOS.
9. Los errores de Excel: qué significa cada #N/A, #¡VALOR! o #¡REF! y qué tocar para que desaparezca.

Las funciones, por familias

Agruparlas por lo que hacen ayuda a saber cuál buscar cuando tienes un problema delante:

• Matemáticas: SUMA, PROMEDIO, CONTAR, CONTARA, MAX, MIN y REDONDEAR. Resuelven los totales de cualquier informe.
• Lógicas: SI, Y, O y SI.CONJUNTO. Devuelven un resultado distinto según se cumpla o no una condición.
• De búsqueda: BUSCARV, BUSCARX, INDICE y COINCIDIR. Traen datos de otra tabla a partir de un código o un nombre.
• De resumen con condiciones: SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO. Suman, cuentan o promedian solo las filas que cumplen uno o varios criterios.
• De fecha: HOY, FECHA, FIN.MES y DIAS.LAB. Controlan vencimientos, plazos y días hábiles.
• De texto: ESPACIOS, IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE y MAYUSC. Limpian y recortan datos que vienen de otros sistemas.
• De control de errores: SI.ERROR y SI.ND. Sustituyen un error esperado por un mensaje claro.

Cómo se combinan en un caso real

Las funciones rinden de verdad cuando trabajan juntas. Piensa en un control de cobranzas con una fila por factura:

• =BUSCARX(B2;Clientes!A:A;Clientes!B:B;"Sin registrar") trae el nombre del cliente a partir de su código.
• =HOY()-D2 calcula los días que han pasado desde el vencimiento de la factura.
• =SI(E2>0;"Vencida";"Al día") marca su estado.
• =SUMAR.SI.CONJUNTO(F:F;C:C;H2;G:G;"Vencida") suma la deuda vencida de cada cliente en un resumen aparte.

Cuatro fórmulas sencillas, cada una con una tarea, hacen el trabajo que antes llevaba una mañana de revisar facturas a mano.

Practica con archivos reales

Leer una fórmula no es lo mismo que escribirla. Estos archivos gratuitos traen casos de oficina con su solución:

• 7 fórmulas de Excel para el trabajo: módulos de BUSCARX, SI, SI.ERROR, SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO, FILTRAR y HOY.
• SUMAR.SI.CONJUNTO: el archivo de la clase en video, con un reporte de ventas por región y mes.
• CONTAR.SI.CONJUNTO: contar pedidos por estado y vendedor, hasta llegar al porcentaje de entregas.
• PROMEDIO.SI.CONJUNTO y MAX.SI.CONJUNTO: ticket promedio y pedido más grande de cada vendedor.

Cinco hábitos para que tus fórmulas no se rompan

• Separa los datos de los cálculos. Las celdas que se rellenan a mano, en una zona; las fórmulas, en otra. Así nadie escribe encima de un cálculo.
• Pon los parámetros en celdas. Un porcentaje de comisión o una tasa de IGV escrita dentro de veinte fórmulas obliga a cambiar veinte fórmulas. En una celda fija, basta con cambiar una.
• Usa tablas con Ctrl + T. Los rangos crecen solos y las fórmulas no se quedan cortas cuando añades filas.
• Comprueba con una celda de control. Si la suma de las partes debe coincidir con el total, pon una fórmula que lo verifique.
• No tapes los errores sin entenderlos. SI.ERROR esconde el síntoma, no la causa. Investiga primero.

Qué viene después

Con estas fórmulas dominadas, el siguiente salto es resumir datos sin escribir fórmulas: las tablas dinámicas, que explicamos en análisis de datos. Si todavía te cuesta moverte por la hoja o dar formato a los resultados, repasa Excel básico.

Preguntas frecuentes

¿Qué fórmula debería aprender primero?

SUMA y PROMEDIO para calentar, y enseguida SI y BUSCARV. Con esas cuatro y las referencias absolutas ya puedes construir la mayoría de los controles de una oficina.

¿Por qué mi fórmula funciona en un ordenador y en otro no?

Por la versión o por la configuración regional. Las funciones nuevas, como BUSCARX o FILTRAR, no existen en Excel 2016, y el separador de argumentos cambia entre punto y coma y coma según el país configurado.

¿Las fórmulas funcionan en Excel online?

Sí. Excel online tiene las mismas funciones que Microsoft 365, incluidas BUSCARX, SI.CONJUNTO y FILTRAR.