Quitar duplicados y limpiar datos pegados de otro sistema

Exportas un listado del sistema de la empresa, lo pegas en Excel y nada cuadra: los totales no suman, BUSCARV no encuentra la mitad y hay clientes repetidos tres veces. Los datos no están mal, están sucios.

Esta es la rutina de limpieza que conviene hacer siempre antes de calcular nada.

Paso 1: haz una copia

Antes de tocar nada, duplica la hoja (clic derecho en la pestaña → Mover o copiar → Crear una copia). Varias de las operaciones que vienen no se pueden deshacer del todo, y tener el original intacto vale oro.

Paso 2: los espacios invisibles

Es el problema número uno. «Madrid » con un espacio al final y «Madrid» son valores distintos para Excel, aunque en pantalla se vean igual. Por eso BUSCARV falla y los recuentos salen duplicados.

En una columna auxiliar escribe =ESPACIOS(A2) y arrastra. Esta función quita los espacios del principio, del final y deja solo uno entre palabras. Después copia la columna resultante y pégala sobre la original con Pegado especial → Valores.

Si vienen de una web, puede haber espacios que ni ESPACIOS quita. Usa =SUSTITUIR(A2;CARACTER(160);»») antes.

Paso 3: unificar mayúsculas

=NOMPROPIO(A2) pone la primera letra de cada palabra en mayúscula: ideal para nombres y ciudades. =MAYUSC() y =MINUSC() hacen lo evidente.

Para correos electrónicos, MINUSC siempre. Igual que antes: aplica, copia y pega como valores.

Paso 4: separar o juntar columnas

Si el nombre completo viene en una sola celda y lo necesitas separado, usa Datos → Texto en columnas, elige Delimitados y marca el separador (espacio, coma, punto y coma).

Para lo contrario, juntar: =CONCAT(A2;» «;B2) o el ampersand, =A2&» «&B2.

Y hay un atajo casi mágico: Relleno rápido (Ctrl + E). Escribe a mano el resultado que quieres en la primera fila, pulsa Ctrl+E y Excel deduce el patrón y rellena el resto. Funciona sorprendentemente bien para extraer iniciales, dominios de correo o códigos.

Paso 5: quitar duplicados

Antes de borrar nada, mira qué vas a borrar. Selecciona la columna, ve a Formato condicional → Resaltar celdas → Duplicar valores y revisa lo que se marca. A veces los «duplicados» son legítimos.

Cuando lo tengas claro: selecciona el rango completo (todas las columnas, no solo una) y ve a Datos → Quitar duplicados. En el cuadro marca únicamente las columnas que definen que dos filas son la misma: normalmente el código o el correo, no todas.

Excel conserva la primera aparición y borra las siguientes. Si te importa cuál se queda, ordena antes por fecha.

Paso 6: las celdas vacías

Pulsa F5 → Especial → Celdas en blanco para seleccionarlas todas de golpe. Desde ahí puedes rellenarlas con un cero o con un texto escribiendo el valor y confirmando con Ctrl + Enter, que lo aplica a toda la selección.

Ese mismo cuadro tiene «Celdas visibles solamente», que resuelve el clásico problema de copiar con filtros puestos.

Practica con datos sucios

En la biblioteca de recursos tienes la exportación desordenada del vídeo, con espacios, duplicados y mayúsculas mezcladas, para que la dejes limpia siguiendo estos seis pasos.

Cuando la limpieza se repite cada mes

Si haces esta rutina con la misma exportación todos los meses, deja de hacerla a mano. Power Query (Datos → Obtener datos) está incluido en Excel desde 2016 y guarda los pasos de limpieza como una receta.

Importas el archivo una vez, aplicas los cambios (quitar espacios, cambiar mayúsculas, eliminar duplicados, separar columnas) y Power Query los memoriza. El mes siguiente sustituyes el archivo de origen, pulsas Actualizar y todo se rehace solo.

La curva de aprendizaje es de una tarde y ahorra días al año. Si esta limpieza es parte de tu trabajo habitual, es la inversión más rentable que puedes hacer en Excel.

Comprobar antes de dar por buena la limpieza

Tres comprobaciones rápidas que evitan sustos:

Cuenta las filas antes y después. Si esperabas quitar veinte duplicados y han desaparecido doscientas filas, algo ha ido mal.

Comprueba el total. Si es una tabla con importes, la suma antes y después debería cuadrar salvo por lo que hayas eliminado a propósito.

Cuenta los valores únicos. =SUMAPRODUCTO(1/CONTAR.SI(A2:A500;A2:A500)) te dice cuántos valores distintos hay en la columna. Después de limpiar espacios y mayúsculas, ese número debería bajar: es la prueba de que los duplicados encubiertos se han unificado.

Evitar la suciedad de origen

Limpiar es necesario, pero lo ideal es no ensuciar. Si los datos los introduce tu equipo, listas desplegables y validación de datos eliminan la mayor parte del problema antes de que aparezca.

Y si vienen de un sistema externo, merece la pena hablar con quien lo administra: muchas veces la exportación se puede configurar mejor y te ahorras la limpieza entera.