Control de caja chica en Excel: registro, saldo y reposición paso a paso

La caja chica es el dinero en efectivo que una empresa tiene a mano para gastos pequeños y urgentes: una movilidad, útiles de limpieza, un cerrajero. Por ser montos pequeños se suele controlar mal, y al final del mes nadie sabe por qué faltan S/ 40. Un control de caja chica en Excel lo evita con muy poco: un registro, un saldo que se calcula solo y un aviso cuando toca reponer.

En esta guía montamos el control de noviembre de una pequeña empresa con un fondo de S/ 1,000, con capturas del archivo real. Forma parte de nuestra sección de Excel para empresas. En las capturas, Excel usa el punto y coma para separar los argumentos y el punto para los decimales. Si tu configuración regional usa la coma, cambia los separadores al copiar las fórmulas.

Cómo funciona un fondo fijo

El sistema más usado es el de fondo fijo. Se entrega una cantidad, por ejemplo S/ 1,000, a una persona responsable. Cada gasto se paga de ese dinero y se guarda su comprobante. Cuando el saldo baja de cierto nivel, el responsable presenta los comprobantes y la empresa le repone exactamente lo gastado, de modo que el fondo vuelve a ser S/ 1,000. En todo momento, efectivo más comprobantes debe sumar el fondo.

Paso 1: el registro de gastos

Arriba, dos parámetros: el fondo fijo (S/ 1,000 en C2) y el porcentaje por debajo del cual hay que pedir la reposición (25 % en F2). Debajo, una tabla con estas columnas: Fecha, Comprobante, N.º, Concepto, Categoría, Responsable, Importe y Saldo.

Paso 2: listas desplegables para el comprobante y la categoría

Para que el resumen cuadre, el tipo de comprobante y la categoría se eligen de una lista: Factura, Boleta, Recibo por honorarios, Ticket o Sin comprobante; y Útiles de oficina, Limpieza, Refrigerio, Movilidad, Courier o Mantenimiento. Te explicamos cómo crearlas en lista desplegable en Excel.

Paso 3: el saldo que se calcula solo

En la columna Saldo, para cada fila:

=SI(G5="";"";$C$2-SUMA($G$5:G5))

Resta al fondo todo lo gastado hasta esa fila. El rango $G$5:G5 empieza fijo y termina en la fila actual, así que crece al bajar. El SI deja la celda vacía mientras la fila no tenga importe. Con los diez gastos del ejemplo, el saldo queda en S/ 398.

Un formato condicional pinta el saldo en ámbar cuando baja de la mitad del fondo y en rojo cuando baja del 25 %. En la captura, los dos últimos saldos ya están en ámbar.

Paso 4: resumen por categoría y estado

A la derecha del registro, un resumen con =SUMAR.SI.CONJUNTO(CajaChica[Importe];CajaChica[Categoría];J5) para cada categoría, y cuatro cifras de control:

• Total gastado: S/ 602. Es lo que hay que reponer.
• Saldo en caja: S/ 398. Es el efectivo que debería haber si cuentas la caja.
• Sin comprobante: S/ 40, dos movilidades. Conviene que esta cifra sea lo más baja posible.
• Estado: =SI(K12<C2*F2;"Solicitar reposición";"OK"). Mientras el saldo supere S/ 250 (el 25 % del fondo), dice OK.

Qué pasa cuando el saldo baja demasiado

El 13 de noviembre se compra pintura para el taller por S/ 160. Al registrarla, el saldo baja a S/ 238, por debajo de los S/ 250 del umbral: la celda se pone en rojo y el estado cambia a «Solicitar reposición».

Paso 5: la reposición

1. Arqueo. Cuenta el efectivo. Debe coincidir con el saldo del registro.
2. Revisión de comprobantes. Cada gasto con su documento, la fecha y el concepto correctos.
3. Reposición. Se entrega al responsable el total gastado, por transferencia o en efectivo, y el fondo vuelve a S/ 1,000.
4. Cierre del periodo. Guarda la hoja con los comprobantes escaneados y empieza un registro nuevo.

Comprobantes y contabilidad

Para la contabilidad, un gasto sin comprobante es un gasto que difícilmente se podrá sustentar. Por eso el resumen separa lo que se pagó sin documento. Para las movilidades del personal existe la planilla de gastos de movilidad, con requisitos y límites propios; consulta con tu contador cómo aplicarla en tu empresa. Este control sirve para la gestión diaria del efectivo y no sustituye a los registros contables.

Buenas prácticas

• Un solo responsable. Si varias personas sacan dinero de la misma caja, nadie responde por las diferencias.
• Un límite por gasto. Por ejemplo, S/ 200. Lo que pase de ahí se paga por transferencia, con su orden de compra.
• Vale provisional. Si alguien recibe dinero antes de comprar, firma un vale que se cambia por el comprobante después.
• Arqueos sorpresa. Una vez al mes, sin avisar. Es la mejor forma de que el registro se mantenga al día.
• Nada personal. Préstamos y adelantos de sueldo no salen de la caja chica.

Para seguir

La caja chica es una parte del gasto. Para ver todo el dinero que entra y sale del negocio, mira el control de gastos en Excel, y para anticipar el saldo de los próximos meses, el flujo de caja. Si prefieres un archivo hecho, el control de ingresos y gastos es gratuito.

Preguntas frecuentes

¿De cuánto debe ser el fondo de caja chica?

Lo habitual es que alcance para dos a cuatro semanas de gastos menores. Si repones cada pocos días, el fondo es pequeño; si pasan meses sin reponer, es demasiado grande.

¿Cada cuánto se repone?

Cuando el saldo baja del umbral que definas, y en cualquier caso al cierre de cada mes, para que los gastos queden en el periodo correcto.

¿Qué hago si el arqueo no cuadra?

Revisa primero gastos sin registrar y errores de digitación en el importe. Si la diferencia persiste, se documenta y la asume quien corresponda según la política de la empresa.

¿Puedo llevarla en Excel online?

Sí. Las listas, las fórmulas y el formato condicional funcionan en Excel online, así el responsable puede registrar desde el celular.