Cómo evaluar proveedores en Excel con un puntaje ponderado

«Este proveedor es bueno» suele querer decir «es el que conozco» o «es el más barato». Evaluar proveedores con criterios fijos convierte esa impresión en un número que se puede comparar, discutir y mejorar. Con Excel basta una tabla, una fórmula y unos minutos cada trimestre.

Esta guía forma parte de Excel para empresas. Las fórmulas usan el punto y coma para separar argumentos; si tu Excel usa la coma, cámbialo al copiarlas.

Paso 1: elige los criterios y su peso

Cinco criterios son suficientes para la mayoría de las compras. El peso refleja cuánto importa cada uno en tu negocio, y entre todos deben sumar 100 %:

Criterio	Qué mide	Peso
Calidad	Si el producto o servicio cumple lo pedido sin devoluciones	30 %
Entrega	Si llega en la fecha y la cantidad acordadas	25 %
Precio	Si es competitivo frente a otras cotizaciones	20 %
Cumplimiento	Comprobantes, garantías y condiciones pactadas	15 %
Atención	Rapidez y claridad al responder	10 %

Un restaurante pondrá más peso en la calidad; una obra, en la entrega. Ajusta los pesos a tu caso, pero no los cambies de una evaluación a otra o no podrás comparar.

Paso 2: define la escala para que no dependa de quién califica

Una escala de 1 a 5 funciona bien si cada número significa algo concreto. Por ejemplo, para la entrega: 5, siempre a tiempo y completo; 4, algún retraso de un día; 3, retrasos ocasionales de varios días; 2, retrasos frecuentes; 1, incumple a menudo. Para la calidad: 5, ninguna devolución en el período; 3, alguna devolución menor que el proveedor resolvió rápido; 1, devoluciones frecuentes o productos fuera de especificación. Escribe la definición de cada criterio en una hoja del mismo archivo: así dos personas calificarán igual.

Paso 3: el puntaje ponderado

Pon los pesos en la fila 3, de C3 a G3, y las notas de cada proveedor debajo, desde la fila 5. El puntaje del primer proveedor, en H5:

=SUMAPRODUCTO(C5:G5;$C$3:$G$3)

SUMAPRODUCTO multiplica cada nota por su peso y suma los resultados. Como los pesos suman 100 %, el puntaje queda en la misma escala de 1 a 5. Los dólares fijan la fila de los pesos para que la fórmula se pueda arrastrar hacia abajo.

Paso 4: la clasificación

Convierte el puntaje en una letra que todos entiendan:

=SI.CONJUNTO(H5>=4,5;"A";H5>=3,5;"B";H5>=2,5;"C";VERDADERO;"D")

El orden importa: de la condición más exigente a la menos. Si tu Excel no tiene SI.CONJUNTO, anida varios SI como explicamos en la función SI.

Paso 5: el ranking y el semáforo

Para ordenar a los proveedores sin mover las filas:

=JERARQUIA.EQV(H5;$H$5:$H$20)

Y para verlos de un vistazo, aplica formato condicional a la columna de la clasificación: verde para A, sin color para B, ámbar para C y rojo para D.

Ejemplo resuelto

Cuatro proveedores de insumos calificados al cierre del trimestre, con los pesos del paso 1:

Proveedor	Calidad	Entrega	Precio	Cumpl.	Atención	Puntaje	Clase
Proveedor 1	5	4	3	5	4	4,25	B
Proveedor 2	4	5	4	4	5	4,35	B
Proveedor 3	3	2	5	3	3	3,15	C
Proveedor 4	5	5	4	5	4	4,70	A

El Proveedor 3 es el más barato, con un 5 en precio, y aun así queda último: falla en calidad y, sobre todo, en entrega. Si solo miraras la factura, sería tu favorito. El Proveedor 4 no es el más barato, pero es el único que llega a A. Esa es la utilidad de ponderar: obliga a mirar el conjunto.

Cómo fijar los pesos sin discutir una hora

Reúne a quien compra, a quien recibe y a quien paga, y pide a cada uno que reparta 100 puntos entre los cinco criterios según lo que más le duele cuando falla. Promedia los repartos y redondea a múltiplos de 5. En diez minutos tienes unos pesos que todos aceptan, porque salen de su experiencia y no de una preferencia personal.

Escribe los pesos en celdas, como en el paso 3, y comprueba con =SUMA(C3:G3) que suman 100 %. Si un día cambian, el puntaje de todos los proveedores se recalcula solo.

Criterios adicionales según el rubro

• Alimentos: registro sanitario, cadena de frío y fechas de vencimiento al recibir.
• Construcción y mantenimiento: seguridad en obra y cumplimiento de especificaciones técnicas.
• Servicios: tiempo de respuesta ante una incidencia y continuidad del personal asignado.
• Importaciones: documentación completa y plazos de despacho.

Si añades un criterio, quita peso a otro: la suma tiene que seguir siendo 100 %. Y no pases de siete criterios, o la evaluación se vuelve un trámite que nadie completa.

Guardar el historial

En lugar de sobrescribir las notas cada trimestre, añade una columna Trimestre y registra cada evaluación como filas nuevas. Con una tabla dinámica verás la evolución de cada proveedor: si un B lleva tres trimestres bajando, conviene hablar con él antes de que llegue a C.

Qué hacer con los resultados

• A: proveedor de confianza. Es candidato a acuerdos de precio por volumen o a plazos de pago más largos.
• B: mantenlo y comenta con él el criterio más bajo.
• C: pídele un plan de mejora con plazo y vuelve a evaluarlo antes de la siguiente compra importante.
• D: busca una alternativa. El cuadro comparativo de cotizaciones te ayuda a comparar hasta cuatro.

Calificar con datos, no con impresiones

Las notas de entrega y precio no deberían salir de la memoria. Si registras tus pedidos en una orden de compra con fecha de entrega esperada y estado, puedes calcular el porcentaje de entregas a tiempo de cada proveedor con CONTAR.SI.CONJUNTO y traducirlo a la escala: más del 95 %, un 5; entre 85 % y 95 %, un 4, y así sucesivamente. Lo mismo con el precio, comparando contra las cotizaciones de otros proveedores.

Si prefieres una plantilla

La plantilla de evaluación y ranking de proveedores es gratuita y trabaja con estos mismos cinco criterios: calificas del 1 al 5 y calcula el puntaje ponderado, un grado de la A a la F, más detallado que el de esta guía, y el ranking. Para el proceso completo de compras, mira también la sección de compras y proveedores.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto conviene evaluar?

Cada trimestre para los proveedores principales y una vez al año para el resto. Evaluar después de cada compra suele ser demasiado; una vez al año, demasiado poco para corregir a tiempo.

¿Quién debe calificar?

Quien recibe el producto conoce la calidad y la entrega; quien paga conoce el cumplimiento de las condiciones. Si pueden calificar dos personas y promediar, mejor.

¿Le comunico el resultado al proveedor?

Sí, sobre todo si es B o C. Saber qué criterio falla y con qué datos es la forma más rápida de que mejore, y refuerza la relación con los que cumplen.

¿Y si solo tengo un proveedor para un insumo?

Evalúalo igual. Aunque no puedas cambiarlo de inmediato, la evaluación te da argumentos para negociar mejoras y te avisa a tiempo de que conviene buscar una segunda opción antes de que un fallo te deje sin stock.

¿Puedo usar otra escala?

Sí, por ejemplo de 1 a 10. Lo importante es que la escala y los pesos sean los mismos en todas las evaluaciones y que cada nota tenga una definición escrita.