Tu primera tabla dinámica en cinco minutos

Las tablas dinámicas tienen fama de cosa de expertos. La realidad es que se hacen con el ratón, no requieren ninguna fórmula y son lo más rentable que puedes aprender en Excel: en cinco minutos resumen lo que a mano te llevaría una mañana.

Qué hace exactamente una tabla dinámica

Coge una lista larga de operaciones (fecha, vendedor, producto, importe) y la agrupa como tú le pidas: total por vendedor, ventas por mes, qué producto va mejor en cada zona. Y si cambias de idea, arrastras un campo y el resumen se rehace solo.

Antes de empezar: prepara los datos

El 90 % de los problemas con tablas dinámicas vienen de datos mal montados. Necesitas: una fila de encabezados sin celdas vacías, ninguna fila en blanco dentro de la lista, ninguna celda combinada, y una columna por concepto.

Un error típico: poner los meses como columnas (enero, febrero, marzo…). Para una tabla dinámica los datos tienen que estar en vertical: una columna «mes» y una fila por operación.

Convierte la lista en tabla con Ctrl + T antes de nada. Así, cuando añadas datos nuevos, la dinámica los recogerá con solo actualizar.

Crearla: tres clics

Colócate en cualquier celda de la tabla y ve a Insertar → Tabla dinámica. Acepta la hoja nueva.

Aparece un panel a la derecha con la lista de tus columnas arriba y cuatro cajas abajo: Filtros, Columnas, Filas y Valores. Todo el trabajo consiste en arrastrar nombres a esas cajas.

Las cuatro cajas, explicadas

Filas: lo que quieres ver en vertical. Arrastra «Vendedor» y aparece la lista de vendedores.

Valores: lo que quieres calcular. Arrastra «Importe» y verás la suma de cada vendedor. Ya tienes tu primer informe.

Columnas: lo que quieres ver en horizontal. Arrastra «Mes» y obtienes una matriz de vendedores por meses.

Filtros: lo que quieres poder acotar desde arriba, por ejemplo la zona.

Cambiar suma por promedio o recuento

Haz clic derecho sobre cualquier número del área de valores y elige Configuración de campo de valor. Ahí cambias entre suma, promedio, máximo, mínimo o contar.

Si al arrastrar un campo numérico te sale «Cuenta de Importe» en lugar de «Suma de Importe», es que esa columna tiene texto o celdas vacías mezcladas. Excel te está avisando de un problema en los datos.

En esa misma ventana, la pestaña «Mostrar valores como» permite ver porcentajes del total, algo que a mano cuesta bastante montar.

Agrupar fechas por mes o año

Si arrastras una columna de fechas a Filas tendrás una línea por día: inútil. Haz clic derecho sobre cualquier fecha y elige Agrupar. Marca Meses y Años, y el informe se ordena solo.

Segmentaciones: filtros con botones

Con la tabla dinámica seleccionada, ve a Insertar → Segmentación de datos y elige un campo. Aparece un panel de botones grandes. Es la forma más cómoda de dejar un informe para que otra persona lo use sin saber Excel: solo tiene que hacer clic.

Lo que no puedes olvidar: actualizar

La tabla dinámica no se recalcula sola cuando cambias los datos de origen. Haz clic derecho sobre ella y pulsa Actualizar, o Alt + F5. Es el fallo más habitual y también el más fácil de arreglar.

Practica con las ventas del vídeo

En la biblioteca de recursos tienes el archivo con mil operaciones de ejemplo para montar el informe paso a paso.

Dar formato al informe

Las tablas dinámicas nacen feas y con los números sin formato. Dos ajustes lo arreglan.

Para los números, no uses el formato normal de la cinta: se pierde al actualizar. Haz clic derecho sobre el campo → Formato de número, dentro de Configuración de campo de valor. Así el formato viaja con el campo y aguanta.

Para el aspecto general, la pestaña Diseño ofrece «Diseño de informe → Mostrar en formato tabular», que pone cada campo en su columna en lugar de anidarlos, y «Repetir todas las etiquetas de elementos». Con esas dos opciones el resultado se parece a una tabla normal y se puede copiar a otro sitio sin que queden huecos.

Campos calculados

Si necesitas una columna que no existe en los datos, por ejemplo el margen, no la añadas al origen: créala dentro de la dinámica.

Ve a Análisis de tabla dinámica → Campos, elementos y conjuntos → Campo calculado, ponle nombre y escribe la fórmula usando los nombres de tus campos, por ejemplo = Ingresos – Costes.

Aparece como un campo más y se comporta como tal en todos los cortes del informe.

Gráficos dinámicos y varios informes de una misma fuente

Con la dinámica seleccionada, Insertar → Gráfico dinámico crea un gráfico que se mueve con ella: al cambiar un filtro, el gráfico cambia.

Y si necesitas tres informes distintos de los mismos datos, no dupliques la tabla de origen: copia y pega la propia tabla dinámica. Las copias comparten la misma caché, ocupan menos y se actualizan a la vez.

Un truco poco conocido: haz doble clic sobre cualquier número del informe y Excel crea una hoja nueva con el detalle de las filas que componen ese total. Es la mejor forma de auditar un dato que no cuadra.