Cotizaciones y propuestas comerciales

• MYPES, independientes y emprendedores que cotizan productos o servicios a sus clientes con frecuencia
• Equipos comerciales pequeños que quieren un formato único de propuesta sin depender de un sistema de facturación
• Negocios que quieren saber cuántas cotizaciones envían, cuántas se concretan y a cuáles hay que llamar de nuevo

• Hoja Cotización: documento para imprimir o exportar a PDF con los datos de tu empresa, los del cliente (que se completan solos), el detalle de ítems, los totales con IGV, las condiciones comerciales y la validez de la oferta
• Hoja Registro de cotizaciones con 4 indicadores (total cotizado, número de cotizaciones, tasa de conversión y monto aceptado), el historial de propuestas con su estado y fecha de seguimiento, un resumen por estado con semáforo y un gráfico
• Hoja Configuración con los datos de la empresa, el IGV y la validez por defecto, las listas desplegables, un directorio de 8 clientes y un catálogo de 10 productos o servicios con sus precios
• 6 ítems de ejemplo en la cotización y 10 cotizaciones de ejemplo en el registro, con estados variados

1. Completa en Configuración los datos de tu empresa, tu directorio de clientes y tu catálogo de productos o servicios.
2. En la hoja Cotización, elige el cliente y agrega los ítems: el precio, los descuentos y los totales se calculan solos.
3. Imprime o exporta a PDF la hoja Cotización y envíala a tu cliente.
4. Registra la cotización en Registro de cotizaciones y actualiza su estado conforme avance.
5. Revisa los indicadores y el gráfico para conocer tu tasa de conversión y decidir a quién dar seguimiento primero.

• Ahorra tiempo: el cliente, los precios y los totales se completan solos, sin copiar y pegar ni recalcular a mano
• Tus propuestas salen siempre con el mismo formato ordenado, lo que transmite una imagen profesional
• Evita errores en descuentos, subtotales e IGV, porque todo se resuelve con fórmulas
• Ves de un vistazo cuántas propuestas siguen sin respuesta y cuál es tu tasa real de cierre

La cotización suele ser el primer documento formal que recibe tu cliente, y muchas veces la compara con la de otro proveedor. Antes de enviarla, revisa que tenga:

• Número y fecha de emisión, para ubicarla rápido cuando el cliente responda semanas después.
• Validez de la oferta. Los precios cambian; si no pones un plazo, el cliente puede pedirte el precio antiguo meses después.
• Condiciones claras: forma de pago, plazo de entrega y qué incluye exactamente el precio.
• Subtotal, IGV y total por separado, para que el cliente compare sin dudas.
• Un nombre y un teléfono de contacto para resolver preguntas.

Muchas cotizaciones no se pierden por el precio, sino porque nadie volvió a escribir. Anota en el registro una fecha de seguimiento para cada propuesta y, cuando llegue, contacta al cliente para resolver dudas, no para apurarlo. Si te dice que no, pregúntale el motivo y anótalo: con el tiempo sabrás si pierdes por precio, por plazo de entrega o por otra razón, y podrás corregirlo.

¿Puedo cotizar sin IGV?

Sí. El porcentaje de IGV se define en la hoja Configuración. Si tu negocio no lo cobra por separado, por ejemplo porque está en el Nuevo RUS, puedes ponerlo en cero.

¿Cómo la envío en PDF?

Con la hoja Cotización abierta, ve a Archivo, Exportar y Crear documento PDF/XPS. Así envías solo el documento, sin el registro ni tu catálogo de precios.

• Kit de plantillas para pymes: compras, cobros y presupuestos en cuatro archivos.
• Directorio de clientes y proveedores: para tener ordenados los datos que luego usarás al cotizar.
• Lista desplegable en Excel: la guía para entender cómo funcionan las listas de clientes y productos de esta plantilla.