Formato de celdas: que tus números se vean como moneda, fecha o porcentaje

Escribes una fecha y Excel muestra 45.678. Escribes un porcentaje y sale 0,15. Pones un precio y aparece 1234,5 sin separador de miles y sin símbolo. La hoja funciona, pero se ve mal y cuesta leerla.

La causa es siempre la misma, y entenderla te ahorra mucho tiempo: en Excel el valor de una celda y su apariencia son dos cosas distintas.

El valor y la máscara

Una fecha, para Excel, es un número: la cantidad de días transcurridos desde el 1 de enero de 1900. El 6 de agosto de 2026 es el día 46.240. El formato es solo una máscara que le pone encima para que tú veas una fecha en lugar de un número.

Un porcentaje es lo mismo: 15 % es el número 0,15 con una máscara que multiplica por cien y añade el símbolo.

Esto explica dos cosas. Primero, que puedas restar dos fechas y obtener los días entre ellas. Y segundo, que cambiar el formato nunca altera el valor: si ves 3, pero la celda contiene 3,4999, cualquier cálculo usará 3,4999.

Los formatos que vas a usar cada día

Se aplican desde la pestaña Inicio, en el grupo Número, o pulsando Ctrl + 1 para abrir el cuadro completo.

Moneda y Contabilidad. Los dos ponen el símbolo. La diferencia es que Contabilidad lo alinea a la izquierda de la celda y los números a la derecha, de forma que las cifras quedan en columna perfecta. Para tablas de importes, Contabilidad se ve mejor.

Porcentaje. Ojo con este. Si la celda ya contiene 15 y le aplicas formato de porcentaje, Excel muestra 1500 %. Primero divide entre cien o escribe 0,15.

Fecha corta y fecha larga. La corta da 06/08/2026, la larga «jueves, 6 de agosto de 2026». Las dos guardan el mismo número por debajo.

Texto. Reservado para códigos que empiezan por cero (00123) o números de más de quince dígitos, que Excel redondearía. Todo lo que marques como texto deja de poder calcularse.

El formato personalizado, que es donde está lo bueno

En Ctrl+1 → Personalizada puedes escribir tu propia máscara. Algunos ejemplos que resuelven problemas reales:

#.##0 «kg» muestra 1.250 kg, pero la celda sigue conteniendo el número 1250 y puedes sumarlo. Mucho mejor que escribir «1250 kg» a mano, que convierte todo en texto.

0,0 «h» para horas trabajadas. [>=1000000]#.##0,0 «M»;#.##0 para que las cifras grandes se abrevien solas.

Una máscara tiene hasta cuatro secciones separadas por punto y coma: positivos, negativos, ceros y texto. Con #.##0;[Rojo]-#.##0;– los negativos salen en rojo y los ceros como un guion, que es como se presentan los informes financieros.

Cuando la fecha se resiste

Si pegas datos de otro sistema y las fechas se quedan alineadas a la izquierda, no son fechas: son texto con pinta de fecha. Cambiar el formato no arregla nada porque no hay número debajo.

La solución rápida: selecciona la columna, ve a Datos → Texto en columnas, pulsa Siguiente dos veces y en el tercer paso marca «Fecha» indicando el orden en que vienen (DMA o MDA). Al finalizar, Excel las convierte de verdad.

Copiar solo el formato

La brocha de Copiar formato, en la pestaña Inicio, copia la apariencia de una celda a otra sin tocar el contenido. Si haces doble clic sobre la brocha, se queda activa y puedes ir pintando varias zonas seguidas hasta que pulses Escape.

Practica con la plantilla

En la biblioteca de recursos está la hoja del vídeo con una columna de cada tipo mal formateada, para que la dejes presentable aplicando lo de aquí.

Trabajar con horas, que es donde todos tropiezan

Si las fechas son días, las horas son fracciones de día: las 12:00 son 0,5. Por eso al sumar horas trabajadas pasan cosas raras.

El caso típico: sumas ocho jornadas de cinco horas y en lugar de 40:00 aparece 16:00. Lo que ha pasado es que Excel ha dado la vuelta al llegar a 24 horas, igual que un reloj.

La solución es un formato personalizado: [h]:mm. Los corchetes le dicen a Excel que no reinicie el contador al pasar de las 24 horas. Con eso el total sale correcto.

Y para convertir horas en decimales, por ejemplo para multiplicar por un precio hora, multiplica por 24: =A2*24 convierte 07:30 en 7,5.

Estilos de celda: define una vez, aplica siempre

Si te encuentras aplicando la misma combinación de negrita, fondo gris y borde inferior a todas tus cabeceras, define un estilo.

Formatea una celda como te gusta, ve a Inicio → Estilos de celda → Nuevo estilo de celda y ponle nombre. A partir de ahí lo aplicas con un clic, y si algún día cambias el estilo, todas las celdas que lo usan se actualizan a la vez.

Es lo mismo que hacen los estilos de párrafo en Word y casi nadie lo usa en Excel, pese a ser donde más repetición hay.

Cuatro reglas de presentación

Los números a la derecha, el texto a la izquierda. Es la alineación natural y además te avisa cuando algo va mal: un número alineado a la izquierda es un número que en realidad es texto.

Mismos decimales en toda la columna. Una columna con 1.200, 1.200,5 y 1.200,45 se lee fatal. Unifica.

Separador de miles siempre. 1250000 y 1.250.000 son el mismo número, pero solo uno se lee de un vistazo.

Nada de celdas combinadas en zonas de datos. Se ven bien y rompen filtros, ordenaciones y tablas dinámicas. Si quieres centrar un título sobre varias columnas, usa Ctrl+1 → Alineación → Horizontal → Centrar en la selección. El efecto visual es idéntico y no combina nada.